5 risicosignalen voor een UWV-loonsanctie

Bij een verzuim van 42 weken stuurt het UWV u een brief: dien een WIA-aanvraag in. Maar voordat die brief op de mat ligt, kan uw verzuim-dossier al risico's bevatten die later een loonsanctie opleveren. Hieronder de 5 meest voorkomende signalen die wij in onze dossierchecks tegenkomen — en wat u er nu aan kunt doen.

Signaal 1: Probleemanalyse ontbreekt of is te laat

De Wet verbetering Poortwachter eist een probleemanalyse van de bedrijfsarts uiterlijk in week 6 van het verzuim. Dit document beschrijft de beperkingen, mogelijkheden en prognose van de werknemer.

Wat het UWV hierop toetst:

• Is de analyse op tijd opgesteld?
• Is deze ondertekend door een geregistreerde bedrijfsarts?
• Worden mogelijkheden en beperkingen concreet beschreven (FML/IZP)?

Een papieren versie zonder concrete bevindingen telt niet — het UWV zoekt naar onderbouwde, actuele informatie over de belastbaarheid.

Signaal 2: Plan van Aanpak is incompleet of niet bijgesteld

Binnen 2 weken na de probleemanalyse (dus uiterlijk week 8) moet een Plan van Aanpak op tafel liggen. Dit is een gezamenlijk document van werkgever en werknemer.

Vaak misgaan deze elementen:

• Concrete doelstellingen ontbreken (alleen "we werken aan herstel" is niet voldoende)
• De evaluatie-momenten staan niet gepland
• Bij wijzigingen wordt het plan niet bijgewerkt — UWV ziet dan een statisch document terwijl de situatie veranderde

Signaal 3: Re-integratie 2e spoor te laat ingezet

Als terugkeer in de eigen functie redelijkerwijs niet meer mogelijk is, moet onderzoek naar werk bij een andere werkgever (het zogenaamde 2e spoor) op tijd starten. Volgens het UWV-richtsnoer is dit uiterlijk in week 52, maar bij duidelijke prognoses al eerder.

Wat we vaak missen in dossiers:

• Geen onderbouwing waarom 2e spoor niet eerder is ingezet
• Inschakeling van een externe re-integratiepartij zonder concrete vacature-matching
• Geen evaluatie van de inspanningen na 3 of 6 maanden

UWV verwacht dat u kunt aantonen wat u onderzocht heeft, niet alleen dát u iets gedaan heeft.

Signaal 4: Onvoldoende documentatie van inspanningen

Dit is de meest voorkomende oorzaak van loonsancties. De werkgever heeft wel actie ondernomen — gesprekken gevoerd, aanpassingen gedaan, externe partijen ingeschakeld — maar het bewijs zit alleen in mailwisselingen of WhatsApp.

UWV wil zien:

• Verslagen van gesprekken (datum, aanwezigen, afspraken)
• Schriftelijke bevestigingen van werkplekaanpassingen
• Facturen of contracten van externe re-integratie-bureaus
• Bijgewerkte versies van het Plan van Aanpak na elke evaluatie

Tip: bewaar alles in één digitaal dossier, chronologisch geordend, met datums in de bestandsnamen.

Signaal 5: Bedrijfsarts niet tijdig bij dossier-momenten

De bedrijfsarts is uw belangrijkste medisch adviseur in het proces — maar het UWV toetst óók of de bedrijfsarts op de juiste momenten betrokken is geweest:

• Week 6: probleemanalyse
• Week 42: "42-weken melding" naar UWV (uw verplichting, maar bedrijfsarts levert de medische onderbouwing)
• Week 52: Eerstejaarsevaluatie
• Week 88-91: Re-integratieverslag voor de WIA-aanvraag

Als de bedrijfsarts op één van deze momenten ontbreekt, heeft u een gat in de dossierlogica. UWV mag daaruit concluderen dat het proces niet adequaat is gevoerd.

Wat te doen als u één van deze signalen herkent?

Op zichzelf zijn deze signalen geen automatische loonsanctie — maar wel sterk indicatief. De praktijk leert:

• Eén ontbrekend document is repareerbaar als u het op tijd ontdekt
• Meerdere signalen tegelijk vergroten het risico exponentieel
• Hoe later in het tweede ziektejaar u het ontdekt, hoe minder ruimte er is om te corrigeren

Een externe second opinion op het dossier — bij voorkeur vóór week 88 — kan veel risico's wegnemen. Dat is precies waar onze WvP-dossiercheck voor bedoeld is.