Uw werknemer is bijna 10 maanden ziek. U ontvangt een brief van het UWV: "Meld het langdurig verzuim". Dat is de 42-weken melding — een formaliteit die niets oplevert, maar wel de teller start naar de echte deadline: de WIA-aanvraag rond week 91.
Wat moet u nu doen, en wat moet er klaar liggen voor de WIA-aanvraag? Hieronder een complete checklist, inclusief de termijnen die het UWV controleert.
Wat is de 42-weken melding precies?
De Wet verbetering Poortwachter (WvP) verplicht werkgevers om bij langdurig verzuim — 42 weken na de eerste ziektedag — een melding te doen bij het UWV. Deze melding:
- Bevestigt aan UWV dat er sprake is van een ziektegeval dat mogelijk tot WIA leidt
- Triggert verdere monitoring door UWV
- Heeft geen directe juridische consequenties (anders dan dat u erop wordt aangesproken bij in gebreke blijven)
Het is geen begin van een procedure — maar wel het moment om uw dossier te herzien.
De WvP-tijdlijn op een rij
Belangrijke termijnen
Wat doet UWV met uw dossier?
Tussen week 88 en 91 dient u namens uw werknemer de WIA-aanvraag in. UWV beoordeelt vervolgens twee zaken:
- Medisch: heeft de werknemer recht op een WIA-uitkering?
- Re-integratie-inspanningen: heeft u (en de werknemer) voldoende gedaan om terugkeer naar werk mogelijk te maken?
Het tweede oordeel kost de meeste werkgevers de kop. Als UWV concludeert dat u onvoldoende heeft gedaan, krijgt u een loonsanctie: nog 52 weken loondoorbetaling, gemiddeld € 45.000 per medewerker. Geen 26 weken, geen waarschuwing — meteen 52.
Hoog risico: dit zijn de meest voorkomende sanctiegronden
Plan van Aanpak niet bijgesteld na evaluaties · 2e spoor te laat ingezet of niet onderbouwd · Onvoldoende documentatie van inspanningen · Bedrijfsarts niet op alle WvP-momenten betrokken. Lees meer over deze 5 signalen →
Wat moet er klaar liggen voor de WIA-aanvraag?
UWV verwacht een re-integratieverslag dat bestaat uit verschillende deeldocumenten. Hier de checklist:
Werkgever-deel
- Probleemanalyse en eventuele bijstellingen door de bedrijfsarts
- Plan van Aanpak met alle wijzigingen en evaluaties
- Verslagen van evaluatiegesprekken (minimaal elke 6 weken)
- Eerstejaarsevaluatie
- Onderbouwing 2e spoor: wanneer gestart, welke trajecten, met welke resultaten
- Documentatie werkplekaanpassingen, scholing of arbeidsdeskundige onderzoek
- Actueel oordeel van de bedrijfsarts over belastbaarheid (FML/IZP)
- Eindrapportage met conclusie: re-integratie geslaagd, niet geslaagd, of nog lopend
Werknemer-deel
- Visie van de werknemer op de re-integratie (vaak het meest vergeten document!)
- Eventuele klachten of bezwaren tegen de uitgevoerde activiteiten
- Toestemming voor uitwisseling medische gegevens met UWV
Wanneer u een externe dossiercheck moet overwegen
De praktijk leert dat de meeste werkgevers dossiers in eigen huis voorbereiden — soms met hulp van arbodienst of bedrijfsarts. Die zijn experts in uitvoering, niet noodzakelijk in toetsing volgens UWV-criteria. Voor een onafhankelijke beoordeling is het verstandig om externe expertise in te schakelen.
Ideale momenten voor een dossiercheck:
- Tussen week 80-85: nog ruimte om reparaties uit te voeren als er gaten zijn
- Direct na een evaluatiemoment: bij twijfel over voldoende inspanningen
- Bij twijfels over inschakeling 2e spoor: kunnen we onderbouwen waarom (nog) niet?
Wachten tot week 90 is risicovol — er is dan vrijwel geen ruimte meer om documentatie aan te vullen of een ontbrekende stap alsnog te nemen.
Veelgemaakte fouten in het laatste kwartaal
Fout 1: Te lichte eindrapportage
"Werknemer is hersteld" of "Re-integratie geslaagd" zonder verdere onderbouwing is een rode vlag. UWV wil zien: welk werk verricht de werknemer nu, hoeveel uur, met welke aanpassingen, sinds wanneer?
Fout 2: Geen visie van de werknemer
Veel werkgevers vergeten de werknemer formeel te vragen om diens visie op de re-integratie op te schrijven. Een ondertekend werknemers-deel is verplicht — anders ontbreekt de "tegenstem" en kan UWV uw beeld in twijfel trekken.
Fout 3: 2e spoor zonder eindbericht
Als u een extern re-integratiebedrijf hebt ingeschakeld, voeg dan de eindrapportage van dat bedrijf toe. Niet de offerte of het contract — de eindrapportage met conclusies en vacature-matches die zijn onderzocht.
Twijfelt u over uw dossier?
Onze gecertificeerde specialisten beoordelen uw verzuim-dossier op alle WvP-criteria die het UWV hanteert. Binnen 2 werkdagen ontvangt u een uitgebreid rapport met concrete actiepunten — vóórdat u de WIA-aanvraag indient.
€ 595 excl. btw · Direct starten